Vom yourtinyoffice-Team · Veröffentlicht 30.09.2026 · aktualisiert 29.10.2026

E-Rechnungspflicht in Europa 2026: Welches Land verlangt E-Rechnungen, und ab wann

2026 ist die E-Rechnung für Rechnungen zwischen Unternehmen in Italien, Rumänien, Belgien, Kroatien, Polen und Griechenland Pflicht. Frankreich ist am 1. September 2026 gestartet. Deutschland verlangt, dass jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen kann, und macht das Ausstellen 2027 und 2028 zur Pflicht. Ab 1. Juli 2030 müssen auch grenzüberschreitende B2B-Rechnungen innerhalb der EU E-Rechnungen sein.

Was ist eine E-Rechnung, und reicht ein PDF?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das die Software des Empfängers ohne Abtippen verarbeiten kann (§ 14 Abs. 1 UStG). In der EU ist die Grundlage die europäische Norm EN 16931. Sie legt den Inhalt einer Rechnung fest, der in einer Syntax wie UBL oder CII (Cross Industry Invoice) übertragen wird; die Europäische Kommission veröffentlicht die EN-16931-Validierungsartefakte für UBL und CII.

Ein PDF, ein Scan oder eine Word-Datei ist keine E-Rechnung, auch nicht per E-Mail (französische Steuerverwaltung). Hybride Formate lösen das: ZUGFeRD und Factur-X sind ein PDF/A-3 für Menschen, mit eingebettetem EN-16931-XML für Software (FNFE-MPE, Factur-X). Die deutsche XRechnung ist reines XML und der Standard für Rechnungen an Bundesbehörden (§ 4 E-Rechnungsverordnung).

Welche EU-Länder verlangen E-Rechnungen, und ab wann?

Die Tabelle zeigt die B2B-E-Rechnungspflichten mit Stand 29. Oktober 2026, jeweils mit offizieller Quelle.

Fristen ändern sich häufig, und diese Übersicht ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Länderübersichten der Europäischen Kommission decken alle Mitgliedstaaten ab.

Müssen Freelancer und Kleinunternehmen E-Rechnungen ausstellen?

Meist ja, aber oft später als große Unternehmen, und der Empfang kommt zuerst.

• Deutschland: Jedes Unternehmen, auch Freelancer, muss schon jetzt E-Rechnungen empfangen können. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen (§ 34a UStDV), ebenso Rechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV).
• Frankreich: Kleinstunternehmen und Freelancer, auch mit Steuerbefreiung (franchise en base), sind erfasst: Sie müssen ab 1. September 2026 empfangen und ab 1. September 2027 ausstellen (DGFiP).
• Kroatien und Polen: Die kleinsten Unternehmen folgen am 1. Januar 2027; in Polen sind das Unternehmen mit fakturierten Umsätzen bis 10.000 PLN im Monat (KSeF-Zeitplan).

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Kunden in anderen EU-Ländern?

Meist noch nicht. Nationale Pflichten gelten in der Regel für Rechnungen, bei denen beide Unternehmen im selben Land ansässig sind. Die deutsche Pflicht gilt zum Beispiel nur, wenn leistendes und empfangendes Unternehmen in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Grenzüberschreitende B2B-Rechnungen innerhalb der EU werden mit ViDA am 1. Juli 2030 zur Pflicht.

Für Kunden im Ausland lohnt sich die E-Rechnung trotzdem schon heute, weil viele Unternehmen eingehende Rechnungen automatisch verarbeiten. Ein hybrides Factur-X/ZUGFeRD-PDF funktioniert für Kunden mit und ohne E-Rechnungssoftware.

Welches Format: XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X?

• ZUGFeRD und Factur-X sind dasselbe Format: Technisch sind beide identisch; aktuell sind Factur-X 1.09.2 und ZUGFeRD 2.5.2 (FNFE-MPE). Das PDF bleibt für Menschen lesbar.
• Nutze das Profil EN 16931 oder höher. Die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten in Deutschland nicht als gültige E-Rechnung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).
• XRechnung ist der Standard für Bundesbehörden (§ 4 E-Rechnungsverordnung).
• Länder mit zentraler Plattform (SdI in Italien, KSeF in Polen, RO e-Factura in Rumänien, myDATA in Griechenland) und das Peppol-Netzwerk in Belgien verlangen, dass die Rechnung über diesen Kanal läuft, egal welches Format deine Software erzeugt.

Was muss jede Rechnung in der EU enthalten?

Die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (Artikel 226 der Richtlinie 2006/112/EG) listet die Pflichtangaben. Eine E-Rechnung enthält dieselben Angaben als strukturierte Daten.

1. Ausstellungsdatum und eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
2. Deine UID, bei Reverse Charge auch die UID deines Kunden
3. Vollständiger Name und Anschrift beider Parteien
4. Menge und Art der Waren oder Umfang und Art der Leistung
5. Leistungsdatum, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht
6. Nettobetrag je Steuersatz, Einzelpreis ohne Umsatzsteuer, Steuersatz und Steuerbetrag
7. Ein Hinweis wie „Reverse Charge“ oder der Verweis auf die geltende Steuerbefreiung

Prüfe bei Kunden in einem anderen EU-Land die UID, bevor du mit Reverse Charge abrechnest. Das geht mit der kostenlosen EU-UID-Prüfung.

Warum lohnt sich die E-Rechnung schon vor der Pflicht?

• Schneller bezahlt: Die Software deines Kunden liest Betrag, Fälligkeit und IBAN direkt aus.
• Weniger Fehler: Nichts wird abgetippt, Beträge und Rechnungsnummern bleiben korrekt.
• Von größeren Kunden bevorzugt: Unternehmen, die Rechnungen automatisch verarbeiten, arbeiten lieber mit Lieferanten, die E-Rechnungen schicken.
• Saubere Übergabe: Steuerberatung oder Buchhaltungssoftware können die Daten direkt lesen.

Was sollten Freelancer jetzt tun?

1. Sicherstellen, dass du E-Rechnungen empfangen und lesen kannst. In Deutschland gilt das bereits für jedes Unternehmen.
2. Für eigene Rechnungen auf ein EN-16931-Format umsteigen. Ein hybrides Factur-X/ZUGFeRD-PDF ist der einfachste Einstieg.
3. Die UIDs deiner Kunden prüfen und das Ergebnis beim Kunden speichern.
4. Eine Beispielrechnung validieren, zum Beispiel mit der kostenlosen E-Rechnungs-Prüfung, damit das XML sicher stimmt.

Wie prüfe ich, ob meine E-Rechnung gültig ist?

Lade die Datei in die kostenlose E-Rechnungs-Prüfung hoch. Sie nimmt XRechnung-, UBL- und CII-XML sowie Factur-X- und ZUGFeRD-PDFs an, eine Datei bis 2 MiB, braucht kein Konto und zeigt das technische Prüfergebnis verständlich an. Sie ist eine technische Prüfung, keine rechtliche oder steuerliche Beurteilung.

In yourtinyoffice wird jede Rechnung als Factur-X/ZUGFeRD-PDF/A-3 mit EN-16931-XML erstellt und vor dem Versand validiert. Um das Format musst du dich nicht kümmern.