Vom yourtinyoffice-Team · Veröffentlicht 16.10.2026 · aktualisiert 29.10.2026

Subunternehmer als Freelancer: So verrechnest du Partnerstunden an deinen Kunden

Irgendwann ist ein Projekt größer als du. Du holst eine Designerin, einen zweiten Entwickler oder eine Übersetzerin dazu, und plötzlich stehen die Stunden von zwei Personen auf einer Rechnung. Dieser Artikel zeigt, wie das Geld fließt, welche drei Modelle in der Praxis funktionieren, was bei der Umsatzsteuer zu erwarten ist und wie geteilte Projekte in yourtinyoffice das Stundenzettel-Hin-und-Her abschaffen.

Zwei Verträge, zwei Rechnungen

Dein Kunde hat einen Vertrag mit dir, und nur mit dir. Dein Partner hat einen Vertrag mit dir, und nur mit dir. Das ist das ganze Modell, und es entscheidet, wie die Rechnungen aussehen, denn ein Unternehmen stellt die Rechnung an das Unternehmen aus, das es beliefert hat (Europäische Kommission, Rechnungsregeln, Englisch; § 14 UStG):

• Du verrechnest dem Kunden alles, was im Projekt geliefert wurde, deine eigene Arbeit und die des Partners. Der Kunde sieht einen Lieferanten und eine Rechnung.
• Der Partner verrechnet dir seinen Teil zu dem Preis, den ihr beide vereinbart habt. Diese Rechnung ist eine Ausgabe in deinen Büchern.
• Die Differenz zwischen dem, was du verrechnest, und dem, was der Partner dir verrechnet, ist deine Marge dafür, dass du den Kunden gewonnen hast, das Projekt führst und das Risiko trägst.

Was nicht funktioniert: Der Partner verrechnet "seine" Stunden direkt deinem Kunden, und du den Rest. Der Kunde hat beim Partner nichts bestellt, und du hättest keine Grundlage für deine eigene Marge.

Drei Wege, das Geld zu vereinbaren

Die meisten Vereinbarungen zwischen Freelancern fallen in eines von drei Modellen. Wähle pro Projekt eines, schreib es in die Mail an den Partner, und die Rechnungen ergeben sich daraus.

Das erste Modell ist das häufigste und das, bei dem am meisten schiefgeht: Stunden werden als Tabelle gemailt, abgetippt, doppelt verrechnet oder vergessen. Das zweite braucht gar keine Zeiterfassung. Beim dritten muss ein Tool wissen, dass diese Stunden erfasst, aber nicht verrechnet werden.

Unsicher, wie hoch dein eigener Satz sein sollte oder wie viel Marge dir ein Weiterverrechnungssatz lässt? Der kostenlose Stundensatz-Rechner rechnet aus Einkommensziel, Kosten und verrechenbaren Stunden aus, welchen Satz du brauchst.

Was ist mit der Umsatzsteuer?

Die Rechnung deines Partners an dich ist eine gewöhnliche Rechnung zwischen Unternehmen. Seid ihr beide im selben Land, steht die Umsatzsteuer dieses Landes darauf, außer der Partner nutzt die Kleinunternehmerregelung: Dann steht keine Umsatzsteuer darauf (EU-Kleinunternehmerregelung, Englisch, § 19 UStG in Deutschland, Kleinunternehmen in Österreich). Sitzt der Partner in einem anderen EU-Land, gilt in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren: Dienstleistungen an Unternehmen werden dort besteuert, wo der Kunde ansässig ist (Europäische Kommission, Ort der Besteuerung, Englisch). Auf der Rechnung steht deshalb keine Umsatzsteuer, dafür beide UID-Nummern und der Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld, und du meldest und zahlst die Steuer selbst in deinem Land (USP, grenzüberschreitende Dienstleistungen; § 13b und § 14a UStG; Ihr Europa, grenzüberschreitende Mehrwertsteuer). Die Regeln je Land, die Kleinunternehmergrenzen und die Pflichtangaben stehen in unserem Leitfaden zu Rechnung und Umsatzsteuer in der EU.

Deine eigene Rechnung an den Kunden ändert sich nicht, weil ein Subunternehmer einen Teil der Arbeit gemacht hat. Sie folgt der Regel zwischen dir und deinem Kunden, wie jede andere Rechnung auch, denn die Umsatzsteuer hängt davon ab, wer wen beliefert (Ort der Besteuerung). Wie immer: So funktionieren die Regeln üblicherweise, das ist keine Steuerberatung für deinen Fall.

Wo es meistens schiefgeht

• Stundenzettel per Mail. Der Partner schickt am Monatsende eine Tabelle, du tippst sie ab, und aus einem Tippfehler wird eine Rechnungsdiskussion.
• Doppelt oder gar nicht verrechnet. Ohne eine Liste, was noch offen ist, landen die Partnerstunden vom 30. auf der Rechnung des nächsten Monats, oder auf beiden.
• Nachträgliche Änderungen. Der Partner korrigiert einen Eintrag, nachdem du ihn schon verrechnet hast, und jetzt passen deine und seine Rechnung nicht mehr zusammen.
• Sätze verwechselt. Dein Weiterverrechnungssatz für die Partnerstunden ist weder dein eigener Satz noch der des Partners. Drei Zahlen, eine Spalte in der Tabelle.

So funktionieren geteilte Projekte in yourtinyoffice

yourtinyoffice löst das, indem ein Projekt zwischen zwei Konten geteilt wird statt einer Tabelle:

1. Lade den Partner ein, per E-Mail auf der Partnerseite (Pro). Er nimmt in seinem eigenen yourtinyoffice-Konto an, mit jedem Plan, auch dem kostenlosen. Du gibst nie einen Login weiter.
2. Hake die Projekte an, an denen er arbeiten darf. Für jedes legst du fest, was der Partner bekommt, Stundensatz oder Monatspauschale, und was du dem Kunden verrechnest: den Satz für seine Stunden, oder nichts extra, weil es Teil deines Pauschalpreises ist.
3. Der Partner bucht seine Zeit wie gewohnt in seinem Konto auf das geteilte Projekt. Eine Pauschalposition wie "1 Monat Hosting" geht auch: Er trägt Einheit und Menge statt Stunden ein.
4. Jeder Eintrag erscheint in deiner Zeiterfassung, mit dem Namen des Partners, zu deinem Satz für ihn. Einträge einer Pauschalfreigabe werden angezeigt, bleiben aber aus Rechnungen und Monatsplänen draußen. Änderungen und Löschungen auf der Partnerseite folgen, bis du den Eintrag verrechnest; dann ist er für euch beide gesperrt.
5. Du verrechnest dem Kunden aus der Zeit-Schublade mit einem Tipp, oder eine wiederkehrende Monatsrechnung nimmt alle offenen Stunden des Projekts mit, deine und die des Partners.
6. Der Partner verrechnet dir aus seinem eigenen Konto zu dem Deal, den du auf der Freigabe festlegst: ein Stundensatz, auf seiner Seite auf Wunsch fest, oder eine Monatspauschale, die am 1. als wiederkehrende Rechnung an dich entworfen wird. Deinen Weiterverrechnungssatz sieht er nie.

Das Ergebnis: eine Liste, was offen ist, kein Abtippen und zwei Rechnungen, die bei den Stunden immer übereinstimmen. Bist du selbst der Subunternehmer im Projekt eines anderen Freelancers, geht es genau andersherum: Er teilt, du buchst, du verrechnest ihm.

Quellen

• Europäische Kommission: Rechnungsregeln der Mehrwertsteuer (Englisch)
• Europäische Kommission: Ort der Besteuerung, Artikel 44 MwSt-Richtlinie (Englisch)
• Ihr Europa: grenzüberschreitende Mehrwertsteuer
• Europäische Kommission: Mehrwertsteuerregeln für Kleinunternehmen (Englisch)
• § 13b UStG, § 14 UStG, § 14a UStG, § 19 UStG (Deutschland)
• Unternehmensserviceportal: grenzüberschreitende Dienstleistungen
• Unternehmensserviceportal: Kleinunternehmen

Stand 29. Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfe die Quellen oben oder frag deine Steuerberatung, bevor du dich auf ein Detail verlässt.