Vom yourtinyoffice-Team · Veröffentlicht 29.10.2026 · aktualisiert 30.10.2026

E-Rechnungspflicht 2025, 2027, 2028: Was Freelancer und Selbstständige jetzt tun müssen

Die nächste Stufe kommt am 1. Januar 2027: War dein Umsatz 2026 höher als 800.000 €, müssen Rechnungen an andere inländische Unternehmen dann E-Rechnungen sein. Ab 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen, ausgenommen Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit 1. Januar 2025, auch als Freelancer, und bis Ende 2026 dürfen alle noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken.

Was gilt seit dem 1. Januar 2025?

Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 wurden die Rechnungsregeln in § 14 UStG neu gefasst. Seit 1. Januar 2025 kennt das Gesetz zwei Arten von Rechnungen. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Alles andere, ob Papier oder einfaches PDF, ist eine sonstige Rechnung.

Zuerst kommt der Empfang. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, Ausnahmen gibt es nicht. Das gilt auch für Freiberufler und Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Quellen: die FAQ E-Rechnung des Bundesfinanzministeriums (BMF), Fragen 3, 8 und 12, und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE.

Ab wann musst du E-Rechnungen ausstellen?

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Maßgeblich ist, wann du die Leistung erbracht hast, nicht das Rechnungsdatum.

Dieselben Stufen erklärt das BMF in Frage 11 seiner FAQ E-Rechnung und in den Randnummern 62 bis 65 des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2024. Die 800.000 € meinen den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG (§ 27 Abs. 38 UStG). Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die du vor deiner Pflicht stellst, musst du nicht als E-Rechnung nachreichen, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach kommen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Rn. 2).

Welche Rechnungen sind ausgenommen?

Die Pflicht greift nur, wenn das Umsatzsteuerrecht eine Rechnung an ein anderes Unternehmen verlangt und beide, du und dein Kunde, im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Keine E-Rechnung brauchst du für:

• Privatkunden (B2C). Sie sind von der Pflicht gar nicht erfasst.
• Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa steuerfreie Finanzdienstleistungen oder Vermietung.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
• Kleinunternehmer. Ihre Rechnungen dürfen immer sonstige Rechnungen sein (§ 34a UStDV). Kleinunternehmer bist du, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt (§ 19 UStG). Wechselst du zur Regelbesteuerung, gilt ab dann auch für dich die E-Rechnungspflicht.
• Grenzüberschreitende Rechnungen. Ist einer von euch beiden nicht im Inland ansässig, besteht keine Pflicht. Ein Kunde in Österreich oder Frankreich bekommt Papier, oder mit seiner Zustimmung ein PDF oder eine E-Rechnung.

Quellen: Frage 4 der BMF-FAQ und Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Was umsatzsteuerlich auf Rechnungen an EU-Kunden gehört, etwa bei Reverse Charge, steht in Rechnung und Umsatzsteuer in der EU 2026. Welche anderen Länder eigene Pflichten haben, zeigt die Übersicht zur E-Rechnungspflicht in Europa 2026.

Was zählt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die BMF-FAQ (Frage 7) nennt die beiden in Deutschland üblichen Formate: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Andere Formate nach EN 16931 sind ebenfalls zulässig. Welches du nutzt, klärst du mit deinem Kunden (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Abschnitt 14.1 Abs. 12 UStAE).

• Ein einfaches PDF per E-Mail ist eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung (BMF-FAQ, Frage 2).
• Eine fehlerhafte Datei ist es auch nicht. Entspricht das XML nicht der Syntax des Formats (Formatfehler), gilt die Datei als sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 6a).
• Ein Geschäftsregelfehler, etwa ein Steuerbetrag, der nicht zum Steuersatz passt, ist etwas anderes. Umsatzsteuerlich bleibt die Datei eine E-Rechnung. Nicht ordnungsgemäß wird sie erst, wenn eine Pflichtangabe betroffen ist (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Rn. 22 und 23).
• Das XML ist führend. Bei hybriden Rechnungen zählen die strukturierten Daten. Weicht das PDF ab, gilt das XML (BMF-FAQ, Frage 12a).
• Pflichtangaben gehören in die strukturierten Daten, auch die Leistungsbeschreibung. Eine Aufschlüsselung der Stunden darf als eingebetteter Anhang mitkommen (BMF-FAQ, Frage 7a; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Rn. 12).

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide sind für Rechnungen zwischen Unternehmen gültig. Sie unterscheiden sich darin, wie Menschen sie lesen.

Quellen: BMF-FAQ, Fragen 7 und 12a; die ZUGFeRD-Seite des FeRD.

Für Freelancer ist eine hybride ZUGFeRD/Factur-X-Rechnung im Profil EN 16931 meist der einfachste Weg. Kunden mit Rechnungssoftware lesen das XML, alle anderen öffnen das PDF. Eine Leitweg-ID brauchst du bei Geschäftskunden nicht. Sie ist nur für Rechnungen an Behörden nötig, im B2B reicht im Feld BT-10 ein Platzhalter wie „-“ (BMF-FAQ, Frage 6).

Was passiert, wenn du nach der Frist noch ein PDF schickst?

Sobald eine E-Rechnung Pflicht ist, ist ein PDF keine ordnungsgemäße Rechnung. Dein Kunde kann daraus grundsätzlich keine Vorsteuer ziehen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Abschnitt 15.2a Abs. 1 UStAE). Er kann außerdem eine ordnungsgemäße E-Rechnung von dir verlangen (Abschnitt 14.1 Abs. 10 UStAE im selben Schreiben). Eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG ist das PDF dagegen nicht (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Rn. 28).

Checkliste: Was Freelancer jetzt tun sollten

1. Empfang einrichten. Lege fest, an welche E-Mail-Adresse Lieferanten ihre Rechnungen schicken. Stell sicher, dass du auch eine XRechnung öffnen kannst, nicht nur PDFs.
2. Das XML archivieren. Ein- und ausgehende Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert im Originalformat vorliegen (BMF-FAQ, Frage 13).
3. Deine Frist bestimmen. Prüfe deinen Gesamtumsatz 2026. Liegt er über 800.000 €, stellst du ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus, sonst ab 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Als Kleinunternehmer hast du keine Ausstellungspflicht, solange du die Regelung nutzt (§ 34a UStDV).
4. Leistungen aus 2026 noch 2026 abrechnen. Die Papier- und PDF-Option für Leistungen aus 2025 und 2026 gilt für Rechnungen, die bis 31. Dezember 2026 übermittelt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
5. Früh umstellen. Eine E-Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen braucht keine Zustimmung (Abschnitt 14.1 Abs. 4 UStAE, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Nutze ZUGFeRD/Factur-X im Profil EN 16931 oder XRechnung.
6. Die Leistung in der Rechnung beschreiben. Ein bloßer Verweis auf eine Anlage mit den Pflichtangaben genügt nicht (BMF-FAQ, Frage 7a). Den Stundennachweis bettest du zusätzlich ein.
7. Vor dem Versand validieren. Und den Prüfbericht aufbewahren.

Wie prüfst du eine E-Rechnung?

Dahinter stecken zwei Fragen: Ist die Datei technisch korrekt, und was steht drin?

• Technische Prüfung: Lade die Datei in die kostenlose E-Rechnungs-Prüfung. Sie nimmt ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs sowie XRechnung-XML an, braucht kein Konto, erklärt das Ergebnis verständlich und zeigt eine gültige Rechnung lesbar an. Das BMF empfiehlt, schon beim Erstellen und Versenden zu validieren, und rät, den Validierungsbericht als Nachweis aufzubewahren (BMF-FAQ, Frage 7; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 35a).
• Lesen: Die Finanzverwaltung bietet auf ELSTER einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer für XRechnung und ZUGFeRD (BMF-FAQ, Frage 12a).
• Inhaltliche Prüfung: Eine bestandene Validierung heißt nicht, dass Steuersatz oder Leistungsbeschreibung stimmen. Das musst du weiterhin selbst prüfen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 35a).

Schreibst du deine Rechnungen mit yourtinyoffice, entsteht jede als ZUGFeRD/Factur-X-PDF/A-3 mit EN-16931-XML und wird vor dem Versand validiert. Von den Fristen oben bleiben für dich dann vor allem Empfang und Archivierung.

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur E-Rechnung
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur obligatorischen E-Rechnung (PDF)
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Änderungsschreiben (PDF)
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, ergänzende Regelungen (PDF)
• Wachstumschancengesetz, BGBl. 2024 I Nr. 108
• § 14 UStG, § 14b UStG, § 19 UStG, § 27 UStG
• § 33 UStDV, § 34 UStDV, § 34a UStDV
• KoSIT: XRechnung
• FeRD: FAQ zu ZUGFeRD/Factur-X
• ELSTER: E-Rechnung ansehen

Stand 29. Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Das BMF will die Regeln im Hinblick auf das geplante elektronische Meldesystem noch einmal überprüfen. Prüfe deshalb die Quellen oben oder frag deine Steuerberatung, bevor du dich auf ein Detail verlässt.