Vom yourtinyoffice-Team · Veröffentlicht 03.11.2026 · aktualisiert 03.11.2026

XRechnung erhalten? Öffnen, prüfen, ablegen

Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Freelancer und kleine Unternehmen. Früher oder später schickt dir ein Lieferant eine XRechnung: eine XML-Datei, die kein PDF-Reader öffnet. Hier liest du, wie du sie kostenlos lesbar machst, was eine Validierung dir sagt und was nicht, was du mit einem PDF machst, wo eine E-Rechnung Pflicht war, und wie du die Rechnung für die nächsten acht Jahre ablegst.

Musst du E-Rechnungen annehmen?

Ja. Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, Ausnahmen gibt es nicht. Das gilt auch für Freiberufler und Kleinunternehmer (FAQ E-Rechnung des BMF, Fragen 3 und 12). Ein normales E-Mail-Postfach reicht, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig (BMF-FAQ, Frage 8; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE).

Ablehnen hilft nicht. Kannst du eine E-Rechnung nicht empfangen oder verweigerst du die Annahme, hast du keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung stattdessen (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE im selben Schreiben). Elektronisch weiterverarbeiten musst du die Daten auch nicht, über das hinaus, was die Aufbewahrung verlangt (BMF-FAQ, Frage 9).

Was ist angekommen: XRechnung, ZUGFeRD oder ein einfaches PDF?

Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine Rechnung nur dann eine E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland ist das meist eines von zwei Formaten auf Basis der europäischen Norm EN 16931 (BMF-FAQ, Frage 7).

Quellen: BMF-FAQ, Fragen 2 und 7.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung schau nicht nur auf die PDF-Seite. Bei hybriden Rechnungen sind die strukturierten Daten der führende Teil: Weichen XML und PDF voneinander ab, gilt das XML. Deshalb empfiehlt das BMF, den XML-Teil selbst zu visualisieren (BMF-FAQ, Frage 12a).

Wie öffnest du eine XRechnung?

Eine XRechnung enthält kein PDF. Du brauchst also eine Software, die das XML anzeigt, einen sogenannten Viewer (BMF-FAQ, Frage 12a). Zwei kostenlose Wege:

• E-Rechnungs-Viewer auf ELSTER: Der Viewer der Finanzverwaltung auf ELSTER stellt XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien lesbar dar. ELSTER nennt ihn einen unverbindlichen Service der Steuerverwaltung.
• Prüfung mit lesbarer Ansicht: Die kostenlose E-Rechnungs-Prüfung nimmt eine XRechnung-, UBL- oder CII-XML oder ein ZUGFeRD/Factur-X-PDF bis 2 MiB an und prüft sie gegen die EN 16931. Ist die Rechnung gültig, zeigt sie außerdem Verkäufer, Käufer, Positionen, Umsatzsteuer, Summen und Bankverbindung. Ein Konto brauchst du nicht.

Was sagt dir eine Validierung, und was nicht?

Eine Validierung prüft, ob die Datei die technischen Formatvorgaben der EN 16931 und ihre Geschäftsregeln erfüllt, also die logischen Prüfungen zwischen den Feldern. Sie ist keine unmittelbare Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, hilft aber, fehlende oder widersprüchliche Angaben zu finden (BMF-FAQ, Frage 7). Für die Prüfung einer empfangenen E-Rechnung bietet sich laut BMF eine geeignete Validierungsanwendung an, für die Vollständigkeit der Angaben ebenso wie für das Format (Abschnitt 15.2a Abs. 6 UStAE, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung darfst du dich mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns verlassen, und es bietet sich an, den Validierungsbericht als Nachweis aufzubewahren (Rn. 35a im selben Schreiben).

Deine eigene Prüfung ersetzt das nicht. Ob die Rechnung vollständig und richtig ist, musst du weiterhin selbst prüfen. Ein falscher Steuersatz zum Beispiel kann jede Geschäftsregel bestehen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 35a). Was ein Ergebnis bedeutet:

Quellen: Rn. 6a, 6b und 35a des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ergänzt: Technisch gilt eine Datei mit Geschäftsregelfehler zwar als nicht EN-16931-konform, umsatzsteuerlich bleibt sie aber eine E-Rechnung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Rn. 22 und 23).

Die inhaltliche Prüfung liegt bei dir. Ist die Rechnung an dich gerichtet, passt die Leistungsbeschreibung zu dem, was du bestellt hast, und stimmen Steuersatz und Steuerbetrag? Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen im strukturierten Teil stehen. Ein bloßer Verweis auf eine Anlage mit diesen Angaben genügt nicht, eine Aufschlüsselung der Stunden darf aber als eingebetteter Anhang mitkommen (BMF-FAQ, Frage 7a).

Ein PDF statt einer E-Rechnung: was jetzt?

Nicht jedes PDF ist ein Fehler. Für Leistungen aus 2025 und 2026 darf dein Lieferant noch Papier schicken, oder ein PDF, wenn du zustimmst. 2027 gilt das noch für Lieferanten, deren Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug (§ 27 Abs. 38 UStG; BMF-FAQ, Frage 11). Ob er die Übergangsregeln nutzt, entscheidet der Lieferant (dieselbe Frage). Solange eine sonstige Rechnung erlaubt ist, gilt sie für den Vorsteuerabzug weiter als ordnungsgemäße Rechnung (BMF-FAQ, Frage 2). Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) dürfen immer auch etwas anderes als eine E-Rechnung sein, und die Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG).

Sobald dein Lieferant eine E-Rechnung ausstellen muss, ist ein PDF keine ordnungsgemäße Rechnung und berechtigt grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug (Abschnitt 15.2a Abs. 1 UStAE, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Das Finanzamt kann den Abzug trotzdem gewähren, wenn die Voraussetzungen anders nachgewiesen werden. Bei einem inhaltlich richtigen und vollständigen PDF geht das BMF davon aus, dass das regelmäßig der Fall ist (Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE, selbes Schreiben). Einfacher: Fordere eine E-Rechnung an. Du hast einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung, und der gilt auch, wenn ein übersandter Datensatz die Anforderungen nicht erfüllt, obwohl eine E-Rechnung Pflicht ist (Abschnitt 14.1 Abs. 10 UStAE, selbes Schreiben). Der Lieferant berichtigt das PDF, indem er nachträglich eine E-Rechnung ausstellt (Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE).

Ab wann du selbst E-Rechnungen ausstellen musst, steht in E-Rechnungspflicht 2025, 2027, 2028.

Wie legst du eine empfangene E-Rechnung ab?

Jede Rechnung, die du erhältst, bewahrst du acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegen (BMF-FAQ, Frage 13). Bewahre also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF so auf, wie es angekommen ist.

Umsatzsteuerlich ist es allein noch kein Verstoß gegen § 14b UStG, E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems zu speichern. Für die Aufbewahrung nach anderen Steuergesetzen verweist das BMF auf sein GoBD-Schreiben (BMF-FAQ, Frage 13; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 60 und 61). Fordert das Finanzamt eine E-Rechnung an, kannst du sie in ELSTER über die „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ hochladen (BMF-FAQ, Frage 14).

Checkliste: was du mit jeder empfangenen E-Rechnung tust

1. Lieferanten eine Adresse nennen. Ein E-Mail-Postfach ist alles, was das Gesetz verlangt (BMF-FAQ, Frage 8).
2. Schauen, was angekommen ist. Eine XML-Datei (XRechnung), ein PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD) oder ein einfaches PDF. Bei ZUGFeRD zählt das XML (BMF-FAQ, Frage 12a).
3. Öffnen und validieren. Mit dem Viewer auf ELSTER oder einer Prüfanwendung, und den Validierungsbericht aufbewahren (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 35a).
4. Den Inhalt prüfen. Empfänger, Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil, Steuersatz und Steuerbetrag (BMF-FAQ, Frage 7a).
5. Eine Berichtigung anfordern bei einem Formatfehler, einem Geschäftsregelfehler bei einer Pflichtangabe, einem inhaltlichen Fehler oder einem PDF, wo eine E-Rechnung Pflicht war (Abschnitt 14.1 Abs. 10 UStAE, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).
6. Das Original ablegen. Acht Jahre, den strukturierten Teil unverändert (§ 14b UStG; BMF-FAQ, Frage 13).

Die oben verlinkte Prüfung ist die kostenlose E-Rechnungs-Prüfung von yourtinyoffice. Peppol-BIS-Rechnungen prüft sie nur gegen die Regeln der EN 16931, nicht gegen deren eigene Zusatzregeln. In den Tarifen Basic und Pro von yourtinyoffice lädst du eine empfangene XRechnung oder ZUGFeRD-Datei außerdem zu einer Ausgabe hoch: Sie wird geprüft, Lieferant, Datum und Betrag landen in der Ausgabe, und die Originaldatei bleibt als Beleg angehängt, auch im monatlichen Export für deine Steuerberatung.

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur E-Rechnung
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Änderungsschreiben (PDF)
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, ergänzende Regelungen (PDF)
• § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 UStG
• § 33 UStDV, § 34a UStDV
• KoSIT: XRechnung
• FeRD: ZUGFeRD
• ELSTER: E-Rechnung ansehen

Stand 30. Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Das BMF will die Regeln im Hinblick auf das geplante elektronische Meldesystem noch einmal überprüfen. Prüfe deshalb die Quellen oben oder frag deine Steuerberatung, bevor du dich auf ein Detail verlässt.